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Die Allrounder im Bürobetrieb – Kaufmann/-frau für Büromanagement Montag, 09 April 2018 08:49 Foto: Yvonne Türmann

Die Allrounder im Bürobetrieb – Kaufmann/-frau für Büromanagement

Der dreijährige Ausbildungs­beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement ist ein anerkannter dualer Ausbildungsberuf nach Berufsbildungsgesetz (BBiG) und geht aus den drei ­Berufen Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büro­kommunikation und Fach­angestellte/-r für Büro­kommunikation hervor.

Seit der Neueinführung im Jahr 2014 wurden knapp 800 Ausbildungsverträge im Bezirk der IHK Braunschweig eingetragen. Der Beruf kann in Industrie, Handel, im Handwerk und im öffentlichen Dienst ausgebildet werden.

Kaufleute für Büromanagement können in vielen Unternehmensbereichen arbeiten: beispielsweise in der Assistenz der Geschäftsleitung oder des Managements, in der Personalverwaltung oder in der Öffentlichkeitsarbeit. Oft übernehmen sie auch Aufgaben im Sekretariat, in Marketing und Vertrieb sowie im Personalmanagement.

Kaufleute für ­Büromanagement setzen auf Vielseitigkeit

Im Rahmen der professionellen Bearbeitung von Sekretariats- und Assistenzaufgaben organisieren Kaufleute für Büromanagement bürowirtschaftliche oder projektbezogene Abläufe und erledigen Aufgaben der allgemeinen Bürowirtschaft.

Die Kommunikation und Kooperation mit externen und internen Partnern sowie das Gestalten, Dokumentieren und Pflegen von Kundenbeziehungen zählt ebenfalls zu ihrem Aufgabenbereich. Sie bearbeiten personalwirtschaftliche Aufgaben und unterstützen die kaufmännische Sachbearbeitung. Dies reicht von der Auftragsannahme über die Angebotserstellung bis zur Rechnungslegung sowie der Überwachung von Zahlungseingängen. Darin eingeschlossen sind Vorgänge der Materialbestellung und Lagerwirtschaft.

Für dieses vielfältige Tätigkeitsfeld ist neben fundierten Kenntnissen der Standardsoftware sowie der unternehmensspezifischen Anwendungsprogramme ein hohes Maß an sozialer Kompetenz erforderlich. Flexibilität ist wichtig, da in diesem Beruf teils schnell zwischen unterschiedlichen Tätigkeiten gewechselt werden muss. Auch Kunden- und Service­orientierung sind notwendig, um auf Kundenanliegen angemessen einzugehen. Basierend auf der aktuellen Ausbildungsverordnung erhalten die Auszubildenden während der Berufsausbildung das Rüstzeug für ihren professionellen Einsatz im Büro.

Für alle Auszubildenden sind die folgenden Pflichtqualifikationen vorgesehen:

  • Büroprozesse: mit den Bereichen Informationsmanagement, Informationsverarbeitung, Bürowirtschaftliche Abläufe und Koordinations- und Organisationsaufgaben sowie
  • Geschäftsprozesse: mit den Inhalten Kundenbeziehungsprozesse, Auftragsbearbeitung und Nachbereitung, Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen, personalbezogene Aufgaben, Kaufmännische Steuerung.
  • Daneben gibt es integrative Fertig­keiten und Fähigkeiten, die während der ­gesamten Ausbildung vermittelt werden sollen. Diese befassen sich mit dem Ausbildungsbetrieb, der Arbeitsorganisation sowie Information, Kommunikation und Kooperation. Die genannten Arbeitsgebiete und Aufgaben sind für alle Auszubildenden gleich. Neu ist jedoch, dass es bestimmte Wahlqualifikationen zur Vertiefung gibt. Zur betrieblichen Differenzierung stehen insgesamt zehn Wahlqualifikationen mit einer Dauer von jeweils fünf Monaten zur Auswahl, von denen der Betrieb zwei auswählt. Folgende Wahl­qualifikationen sind möglich:
  1. Auftragssteuerung und -koordination
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle
  3. Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen
  4. Einkauf und Logistik
  5. Marketing und Vertrieb
  6. Personalwirtschaft
  7. Assistenz und Sekretariat
  8. Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement
  9. Verwaltung und Recht
  10. Öffentliche Finanzwirtschaft

Die Vermittlung der Wahlqualifikationen ist allein die Aufgabe des Ausbildungsbetriebes, da die Inhalte nicht im Rahmenlehrplan der Berufsbildenden Schulen verankert sind. Aus diesem Grunde muss bei der Festlegung der Wahlqualifikationen beachtet werden, dass die Inhalte der gewählten Wahlqualifikationen vollumfänglich im Betrieb vermittelt werden können.

Die gestreckte ­Abschlussprüfung

Die Leistungen der Auszubildenden werden im Rahmen einer gestreckten Abschlussprüfung in zwei zeitlich auseinanderliegenden Teilen überprüft. Eine Zwischenprüfung ist nicht vorgesehen. Bei der Abschlussprüfung Teil 1, in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres, werden Büroprozesse sowie das Beschaffungswesen als computergestützte, schriftliche Aufgabe gelöst.

Das Ergebnis der Abschlussprüfung Teil 1 fließt zu 25 Prozent in die Gesamtnote ein. Am Ende der Ausbildung, im Rahmen der Abschlussprüfung Teil 2, stehen die schriftlichen Prüfungsbereiche Wirtschafts- und Sozialkunde (10 Prozent der Gesamtnote) und Kundenbeziehungsprozesse (30 Prozent der Gesamtnote) sowie der mündliche Prüfungsbereich Fachaufgabe in der Wahlqualifikation (35 Prozent der Gesamtnote).

Die mündliche Prüfung wird als Fallbezogenes Fachgespräch durchgeführt. Die Grundlage für das Fallbezogene Fachgespräch bildet eine der festgelegten Wahlqualifikationen. Abhängig von der Entscheidung des Ausbildungsbetriebes wird das Fallbezogene Fachgespräch in der klassischen Variante oder in der Reportvariante durchgeführt.

Bei der ersten Variante kann der Prüfungs­teilnehmer aus zwei Aufgaben der vertieften Wahlqualifikationen aussuchen. Der Prüfungsausschuss führt nach einer Vorbereitungszeit das Fallbezogene Fachgespräch durch.

In der Reportvariante stellt der Ausbildungs­betrieb dem Prüfling zu jeder der beiden Wahlqualifikationen eine betriebliche Fachaufgabe. Beide Fachaufgaben werden vom Prüfling eigenständig durchgeführt und in je einem dreiseitigen Report dokumentiert und ausgewertet. Der Prüfungsausschuss wählt einen der beiden Reporte als Grundlage für das Fallbezogene Fachgespräch aus.

Für leistungsstarke Auszubildende besteht die Möglichkeit, eine dritte Wahlqualifikation zu belegen und diese als Zusatzqualifikation prüfen zu lassen. Diese wird gesondert bescheinigt und fließt nicht in das Ergebnis der Berufsabschlussprüfung ein. Entscheidet sich der Ausbildungsbetrieb für die Reportvariante, ist besonderes Augenmerk auf die Auswahl der betrieblichen Fachaufgabe zu legen. Es soll sich nicht um einen Auftrag handeln, dessen Bearbeitungsschritte vollständig vorgegeben sind. Vielmehr geht es darum, dass die Fachaufgabe ein kleines Projekt ist, welches dem Prüfling die Möglichkeit gibt, eigene Lösungsansätze zu finden, Entscheidungen zu treffen und diese im Anschluss auszuwerten.

Hilfestellungen zur betrieblichen Fachaufgabe finden Sie auf der Internetseite der IHK Braunschweig im Dokument »Hinweise zum Fallbezogenen Fachgespräch« sowie in der »Handreichung zur Abschlussprüfung Teil 1 und Teil 2«.

Als Ansprechpartnerin der IHK Braunschweig steht Ihnen für diesen Beruf Anke Just gern zur Verfügung. Tel.: 0531 4715-232 oder per E-Mail an anke.just@braunschweig.ihk.de.

Bild oben: Unterstützen in vielfältiger Weise: Die Auszubildenden Kauffrauen für Büromanagement in der IHK ­Braunschweig: Kassandra Schorsch (1. Lehrjahr) und Zina Fiege (2. Lehrjahr).

geschrieben von  aj